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大型活动策划过程中要注意的问题

时间:2020-07-10 11:24:35   来源:深圳活动策划公司

  大型活动不是一定是参与人员数量越多就叫大型活动了,而是参与这个有组织、有计划、有目的活动面对的人群社会化。而这类大型活动一般是为了达到某些宣传目的。

  在策划这类的大型活动时,需要确认的是活动主题、特点、活动的目的,然后以此展开策划,围绕主题,特点,目的来策划,但是需要考虑的细节方方面面,如天气因素,人员流动等不可控因素。

  但是这些不可控因素可以通过现场协调来把控,那么在前期策划这类大型活动中,需要注意的问题有哪些呢?

  问题一

  在前期策划过程中,都会根据活动做一些创意,活动创意和广告创意不同,广告创意可以随心所欲,越具有创意的广告策划方案越受喜爱,而活动创意不同,所谓的活动创意,就是策划一些活动中的亮点和宣传点,大部分策划有很多天马行空的创意环节方案,在这里并不否认有些方案极具有创意,但是创意要考虑到两个方面:实际操作性和预算。大部分创意都很新奇,然而操作难度极大或者说不可能完成,那么这种没有现场执行性的创意只能算是天马行空的臆想。还有,创意环节需要考虑到投入预算,如果预算成本超出太多需要压缩其他方面预算的话,那么就需要慎重考虑,建议做个预算评估和效益评估。

  问题二

  策划时切记要围绕活动主题、目的来策划,一般大型活动都会设置较多的环节,多个环节连接串成一个完整的活动,那么策划的时候就需要有计划,整个活动主题中心要统一,每个环节环环相扣,每个环节设置的目的性,是为了宣传活动主题某个中心点,如果整个活动没有条理性,让参与人群感觉这个活动毫无意义,投入大量资源之后没有达到预想中的目的,那这个策划方案就是一个失败的方案。

  还有一些渲染氛围的环节,有些策划人员为了营造气氛忽略了活动的中心主题,所以要避免多余营造氛围的环节。

  问题三

  策划方案时一定要考虑到实际操作性,在方案初稿做好时,最好能先走一遍流程,避免在活动现场出现严重漏洞造成不可挽回的损失。

  对于天气、人流量等不可控因素,要提前做好预备方案,避免在活动现场出现安全问题。

  所以一个策划人员一定是非常注重细节的人,只有在细节方面把握好才能保证举办活动的成功。

  如果能注意到以上三个问题,流畅围绕主题方案再加上可实行的创意,那么做一场效应轰动的活动并不难。

大型庆典活动策划要注意哪些问题

  1、成立活动组

  大型庆典活动策划中,需要专门成立几个工作小组,明确每一个人在活动中负责的的工作、工作完成的节点以及小组负责人。例如:领导组、活动组等;确定组长、副组长、组员。

  2、制定整体方案

  制定大型庆典活动策划方案至少需要提前一到半个月的时间,方案的第一步就是成立庆典活动策划组,然后确定活动主题、时间、地点、参与人员名单、主办单位、协办单位,活动的时间流程、会场布置、后勤、机动人员、活动预算等内容。

  3、活动预算

  活动预算包括:场地和设备租赁费用、会场布置以及物料费用、餐饮住宿费用、交通费用、礼品费用、媒体公关费用、其他支持费用金等。

  4、确定活动主题、时间、地点、主办和协办单位

  需要格外注意的是,大型庆典活动策划中主办单位一般由地方党委、政府负责,企业一般担任协办单位;庆典活动时间的确定要通过党委和政府最终确定。

  5、确定与会人员

  人员名单包括邀请的政府领导、企业领导、合作伙伴、媒体、企业其他人员等,提前确定主席台就坐名单以及其他与会人员,庆典活动当天做好水牌。

  6、活动流程安排

  签到、开场介绍、重要嘉宾发言、活动中场休息、颁奖(如有需要)、互动游戏以及表演等。合理安排流程,把控整个庆典活动的时间。

  7、会场布置

  一般把布置的物料外包给广告公司,场地搭建的材料外包给策划公司,这部分需要提前一周以上时间确定会场的布置方案,并做出布置效果预览图,有修改意见及时提出并修改完善。

  8、庆典活动宣传

  宣传物料包括横幅、飘空,新闻稿、活动背景海报、庆典活动流程表、企业宣传折页、摄影摄像等,并提前确定渠道沟通发布庆典活动信息、以及采访相关事项。