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活动策划案应急预案包括哪些内容?

时间:2021-08-03 17:00   来源:深圳活动策划公司

不管是什么活动策划方案都必须包含应急预案,只有提前对突发事件有预案才能在发生时不至于手足无措,一般应急预案包含的内容有正确有效的沟通、现场秩序应急措施,对天气和交通工具的安排应急等等,下面详细介绍活动策划突发事件应急内容有哪些?

1、错误的沟通

这可能是经验不足的活动计划者常犯的错误,并且不惜一切代价避免。错误的沟通(例如沟通不畅或没有沟通)会带来灾难。沟通不畅通常是由于缺乏对细节的关注,尤其是在涉及活动清单时。与内部活动团队和供应商之间进行有效沟通至关重要。虽然您不想对每个人进行微观管理,但您确实需要知道谁在做什么以及何时进行操作,以确保每个人都知道对他们的期望并遵守分配的时间表。

2、对现场秩序的应急措施

对于户外活动的举办,首先与当地公安部门取得联系,以便得到他们的许可与支持。考虑到活动可能会吸引大量过往群众的围观,提前与保安部及物管公司保卫人员进行协商,活动当天对现场随时进行有效的疏导、监管,若出现拥挤等秩序混乱局面,迅速增加保卫力量,对混乱场面予以控制;若情况严重,及时与公安部门联系。

3、对天气因素的应急措施

首先应该事前做好准备,查看活动当日天气预报。如果天气预报表明当天有雨,应该将活动场地定在室内。若活动开始之前突然降雨,即启动备选方案。邀请所有到场人士进入室内,为各位安排香槟酒会,礼仪小姐引领嘉宾参观现场,节目也尽量在室内进行。同时,准备少量雨伞供嘉宾使用。

4、交通工具不足

您确定为安排代表与演示者往返活动而组织的交通工具是否足够?在活动开始前的几周内以及活动当天检查入住情况,以确保充分满足所有交通要求。您需要考虑突发活动。如果活动当天早上发生故障,会发生什么情况?您有其他交通工具吗?

5、缺乏清晰的标牌

对于那些参加特殊活动的人来说,没有什么比让他们对下一次演讲的举行地点感到困惑感到沮丧。通过确保您显示易于阅读和理解的适当标志来避免这种情况。比起冒着迷失参与者并不断问路的风险,过度投入并有太多标牌。

6、现有员工不足

在您举办特殊活动的那一天,您可能会与大量与会者打交道。不要仅仅依靠一两个人来处理与会代表的问题或疑虑。确保您有足够的与会者人数,并且更重要的是,确保活动计划团队和供应商提供的人员之间有足够的活动人员。

7、防火应急措施

鞭炮、礼炮或其他因素都有可能引起火灾或爆炸事故,消防部门和物业管理公司提前作好准备。若火灾发生,迅速引导人群安全退离,采取灭火策略。火灾若无法控制,总负责人立即与当地消防队联系,同时主办人员负责对现场秩序的控制与协调。

8、电源应急措施

提前准备好备用电源,同时与电控部门协商,作好一切准备。若突然断电,则启用备用电源,或使用商场电源和音响设备。

9、现场布置的应急措施

任何现场静态的布置、装饰出现掉落、损坏等情况,工程部人员迅速予以修补,将其恢复原貌,若无法补救,及时清理,确保活动顺利进行。如果影响到活动的进展,例如舞台坍塌等严重事件,就需要迅速将台上贵宾引领到台下,将铺用地毯作为临时主席台。