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活动策划流程,成功的活动策划是怎么做的?

时间:2021-10-09 17:54:06   来源:深圳活动策划公司

Hi,everyone,做好一场成功的活动策划,需要能打硬仗的策划团队,还得有完整的活动策划流程,涉及到前期细致的筹备,中期严谨的执行,后期缜密的复盘......等都必不可少。

今天,我们通过案例来梳理一下,完整的、成功的活动策划流程是怎么做到的,同时也给正准备做活动策划的企业,提供一些不同的思路

现在开始分享——活动整体策划流程。这次参考活动案例为SWELNUS 2022 春季新品发布会,主要是为怎样去筹办一场活动的整体策划流程分享,希望对各位市场部的同学、同行小白有所帮助。

本期活动:未来·觉醒 |SWELNUS 2022 春季新品发布会

活动主旨:2021年9月11日,西纳维思(杭州)服装服饰有限公司在杭州举行未来·觉醒|SWELNUS 2022 春季新品发布会,发布了以“未来·觉醒”探索着眼未来可持续的生活方式溯源本真放慢时尚的脚步,摒弃多余的设计,关注一针一线的细节传承,SWELNUS品牌精神内核,立好“衣”之根本,在他我和自我中找到“自愈与平衡”。

0、前 言  ~

首先,给大家分享一下本次活动策划的主框架,如下图,里面涉及到整个发布会的各个方面,仅供大家参考。具体很深的内核,还是需要深入的挖掘与积累。

一、开始筹备

总体来说,在一场活动的开始,我们需要做出一份活动策划案,其中包括活动主题、活动时间、活动地点、活动主旨、活动对象、参与方式等多个方面。

1.活动名称

每场活动我们都需要确定一个名称,最好是简单好记的。一般的发布会就是某某公司某某年度新品发布会,有些公司也会在每年度举办的活动命名一个朗朗上口的名字,比如THINK-LINK、春季新品发布会。

西纳维思SWELNUS系2022春夏订货盛会,名字是SWELNUS 2022春季新品发布会

2.活动主题

每次的活动策划都应该有一个主题,并且要简单好记,高度概括本次会议的核心。

我们2022年的发布会主题是“未来 · 觉醒”,从主题上,大家可以看出,我们这次主要发布的是春季方面的产品。

所以,结合我们的产品与季节,发布会主题,大家可以看到,发布会的主题是与主办方所要发布的新品理念是息息相关的。

3.活动目的

这里主要描述本次活动的主要目的,比如发布春季系列产品,做一个年度订货会等等。活动性质不一,目的也就各不相同。但最终的也就是两方面:扩大品牌知名度,现场订货销售火爆。

4.活动时间

本次SWELNUS 2022春季新品发布会,时间9月中旬,时间如有变化后续讲述。

特别提醒时间的冲突性,注意同行的活动、特殊节假日等。

时间的选择小技巧:对于星期几的选择,发布会的话,我们一般优先选择星期三。因为在星期三这天做完活动,公司自己的自媒体平台可以当天出稿,带动一波宣传;星期四媒体可以出稿件,星期五专访媒体可以出专访稿件,后面的星期六、星期天我们可以再结合媒体做二次传播。参照我们的前几届发布会,时间都在星期三。

5.活动地点

在选择活动地点时,我们应该考虑到场地属性、室内设施、舞台搭建以及配套设施。

5.1 场地属性:场地的属性涉及场地的星级、交通、档期、容纳人数以及环境。首先,我们的发布会选择秀场为五星级酒店和艺术空间,然后罗列杭州市的适合举办服装类活动的五星级酒店或秀场的名单,再从自己的具体需求方面与场地档期方面一一筛选。

5.2 室内设施:关于室内设施方面,一般的五星级酒店都不会太差,大家都差不多的规格,这里主要考虑的是酒店的装修风格(比如水晶灯、壁纸、壁灯)和网络设施(比如WiFi的稳定性)等。如果有现场直播需求或大的网络带宽需求,可以选择购买网络专线。

5.3 室内搭建:室内搭建这方面,找一个靠谱负责的搭建商是非常重要的。有一些酒店本身自带舞台和显示屏或投影布,如果会场要求不高的话,可以用酒店本身的这些设备。如果对舞台及屏幕要求比较高,可以选择第三方公关传媒公司,他们会根据主办方的需求,出一个搭建方案。

我们选择在布置方面很有经验的搭建商,最好是我们的长期合作伙伴。

5.4 场地的配套设施:这里特指交通、住宿及餐饮。我们一般会选择地铁沿线,因为地铁出行是很靠谱的一种出行方式,受天气影响不大,准时准点,速度较快,风险较低。

住宿方面,有此需求的朋友可以与酒店的场地销售沟通,与酒店签订定价协议,可以拿到比市场价优惠的房价。

特别提醒:餐饮方面,主要是按活动时长和活动性质来定。如果会议超过3小时,一般会准备茶歇或晚宴。茶歇一般在会议中后期举行,利于会场人员交流走动;晚宴一般位于会议结束,用于宾客答谢或人物颁奖。

6.活动对象

在活动策划期间,我们需要明确本次活动说要针对的对象是谁,这里也涉及到活动目的,涉及到后面的嘉宾邀请、议题准备以及后期的宣传环节。

2B的市场活动,主要是针对服务于自身已有客户,挖掘潜在的客户。比如某化妆APP的市场活动,其主要对象为女性,具体到刚刚进入职场需要职场化妆教学的大学生,社会潮人潮流,年轻辣妈,化妆达人等等。

2B的市场活动,其实跟C端的目标一致,服务已有客户,挖掘潜在客户。我们的活动对象就是合作伙伴、相关行业区域领域的意见领导者等。

7.参会方式

7.1.开放报名式

报名式的会议一般策划比较早,因为要留一定的时间给大众参与报名申请、主办方筛选及后续通知报名者。开放式的会议主要用于2C行业或公众平台,便于更多对产品或公司感兴趣的人员零距离接触产品或平台。

此种会议一般规模比较大,会议时间以工作日计算。

7.2.闭门邀请式

闭门邀请式的会议,参会人员一般在200人以下,主办方主动邀请自己的参会对象,可以控制参会人员的属性;同时,一对一发送邀请函,用于入门签到、识别身份。

我们这次活动采用:闭门邀请式

8.活动规则

活动规则也就是活动内容。本次会议以什么样的方式呈现,PPT演讲吗?圆桌会议吗?还是来一个秀? 这里就涉及到的就是会议的质量了。

在国内,PPT演讲还是一个主流形式,主办方选择本公司的领导人、部门负责人或邀请行业大V参与会议演讲,嘉宾围绕主办方给出的主题,说说自己的理念和想法,然后抛出一些思考或观点。

国外发布会上那种freestyle的脱口秀,乔布斯是鼻祖。国内较早也就老罗做到了,并且吸引了一大波脱口秀粉丝。现在华为、小米等都跟上了。

9.推广渠道

9.1.投放时间

活动前的预热宣传,活动中的实时直播,活动后的收尾宣传。所以,活动的宣传是贯穿与整场活动的始终。具体每一步的宣传投放,大家视情况而定。

9.2.投放渠道

关于渠道,这里可以用本公司已有宣传渠道,也可跟各大行业媒体的一级账户沟通,还可预约线上的如互联网各大门户网站广告位、线下的如商业中心、公共交通等公众场合的广告位。

9.3.投放位置

投放资源不同,受众不同,投放位置也就不同。

新品或活动宣传,可以选择自媒体平台、商业媒体平台,主要宣传于朋友圈、搜索引擎首页。也可以投放于线上门户网站,比如优酷首页、淘宝首屏;也可以投放于线下公众场合的广告位上,比如某手机广告投放于地铁通道、公交车站的站牌、商业中心楼宇的LED大屏上等等。

10.预期效果

每个活动的活动目的确定后,预期效果也应该跟目的相一致,比如达到品牌宣传、新品售卖、创投融资等等。每一场大型的市场活动,都需要花费一笔市场经费,大家要让这笔市场经费花得有反馈。

11.成本预估

这部分是大家关注的重点了,每个市场活动都需要一份成本预估。根据会议所需的线下执行费用、推广渠道费用、各环节礼品费用等作出一份详细的预算报表,附于该策划案尾页

11.1.线下执行预算

线下执行预算包括场地费用、搭建费用、实体物料等。

场地的预算根据你会议规模来,会场销售会根据主办方的参会人数做出意见参考,比如,200人的会议就选400平米的宴会厅就行。

搭建预算里面涉及舞台搭建、大屏搭建、灯光舞美、会议宣传物料(签到墙、易拉宝)。根据不同的尺寸,会有不同的价格,还取决于你的搭建商方案和你要实现什么样复杂的现场效果。

室场内的宣传物料主要在于放在每个座位的产品手册、议程表、手提袋。每个会议都有定制的宣传手提袋,新产品的宣传手册,当然,少不了的是整个会议的议程表。对于媒体席位,需要另加放置媒体通稿。

11.2.推广费用

推广费用就是用于线上线下宣传的费用,比如把自己的活动宣传海报挂在某大流量APP的开屏页面。还有你的预约媒体费用,如媒体人员车马费,专访记者的专访费用,会场速记费用、群红包费用等等。

这里我写的不是很全,大家可以根据自己的活动需求和活动目的具体规划。

11.3礼品费用

前期宣传预热的小礼品费用,分发给到场嘉宾的伴手礼费用,暖场的小礼品费用,现场工作人员的定制Polo费用,后期宣传的小礼品费用等等。

这里也是一样的,大家根据自己的活动需求和活动目的具体规划。

12.紧急预案

12.1.会场状况

会场里的紧急情况一般为搭建延误、电子设备故障、舞台故障、停电等。

搭建延误是可以规避的,提前跟酒店销售做一个良好有序的沟通,有利于后续各个环节的顺利进行。寻找一个靠谱、经验丰富的搭建商可以把舞台故障、电子设备故障方面的风险降到最低,时间允许的话,可以多彩排几次。

停电这种事情一般不会发生,如果片区停电,酒店会提前得到通知,再告知主办方;还有一种停电可能就是人为造成的电路短路,搭建商在做搭建时,各项设备的用电指标都跟酒店确认过,所以,搭建商这里出错的概率很低。

所以,大家在使用酒店的墙壁插座时,一定要问问酒店工作人员可不可以用,回复说不能用就别非用不可,很有可能你在场外走廊手机充个电,宴会厅里就全断电了。

12.2.物料状况

物料状况一般分为人为原因、社会原因和不可抗力。

人为原因就可能有印刷品错误,印刷品快递延误;

社会原因,比如我们这次的物料运输刚好赶上了疫情,快递不能到达杭州。所以,遇到这种情况可以先寄到邻市,再去自提。或者找同行租借等各种办法,这时最需要人缘好了呵呵。

不可抗力就很常见了,比如台风、疫情等等。

总之,关于物料,一定要提前做,给个缓冲时间,这个缓冲时间就指的是;即使有错,我们还有时间来得及弥补

12.3.人员状况

这里涉及人员迟到或缺席,以及突发疾病。

关键人员的缺席,比如演讲嘉宾的缺席,这个需要提前一天沟通。活动开始前一天,主办方就应该主动联系自己的重要嘉宾,看看他们是否都能在明天准时到场。如果有人不能出席本次活动,应该积极联系人员替补。

人员的迟到方面,比如某个时间点开场,但是到场人员还不多,那么我们可以把开始时间适当地顺延10-15分钟。

对于突发疾病,最保险地做法是马上大声呼叫,告诉在场的人员出现了什么状况。主办方及时联系酒店方,请求酒店人员的帮助,一般的五星级酒店的工作人员都有处理突发疾病的经验或接受过相关培训。如果有老年人活动,最好有应急医生跟随。

12.4.不可抗力

如遇不可抗力,请在酒店工作人员的帮助下有序疏散,最快速度撤离现场。

二、推进时间表 ~

这里建议大家使用Project来做活动推进表,可以具体细化到每个环节的时间点。

这里面我做了107项事件,其实真正落地的事件是远远不止这个数字的。光是搭建这一个事件,就会有几十条事件需要一一对接并确认,而这些事件并没有列入此表中。

做活动,有难度的不在于实体物料的准备,而在虚拟物料环节。

三、活动执行方案

1.物料准备

每一场活动,我们会准备定制Polo或T恤衫,印上公司Logo或本次会议的内容,一来方便会场里的参会人员在寻求帮助时辨识人员,二来方便活动宣传。如果只是小型的沙龙,主办方工作人员可以穿着本公司的Polo衫或佩戴具有公司属性的饰物。

这里的物料准备及制作涉及整个活动筹备过程中,靠谱的物料供应商是很重要的。

这里,建议大家罗列一份详细的物料追踪表,记录此活动物料现在处于什么阶段(付款、发货、收货等),这份表格也有利于做活动后期的物料结算。

2.电子物料

电子物料包括前期宣传物料、会场物料及后期宣传物料。

前期宣传物料包括活动宣传、邀请函、活动预告、倒计时图片、预告软文。

会场物料包括主视觉、开场视频、PPT、主持人串词、嘉宾和媒体的签到名单,以及贯穿整个会议各环节的音乐包。

后期宣传物料包括自媒体稿件。

2.1实体物料

实体物料主要指遍及会场的所有物料,如控台流程表、产品手册、手提袋、议程表、媒体通稿、证件牌、易拉宝、签到墙、指示水牌、Polo衫、各环节礼品等。

2.2 酒店沟通

2.2.1.会场沟通

会场沟通主要在于台形图的确定。

向酒店要到本次宴会厅的平面户型图,按照活动的具体搭建细则,确定台形图及座次。这部分内容是需要主办方自己做的,酒店及第三方搭建商均不会做,这一点需要大家明确一下。

做好的台形图及时告知酒店,算好总体席位数量,并且宴会厅门口的签到台及其他体验区等设施,也应该包含在考虑范围内(我这里就不贴了)。

这里需要注意一下,酒店会场销售与会场台型图搭建是两个人或两个部门,会场布置桌椅的人员会根据实际情况调整你事前做好的台形图,所以主办方需要提前到达场地,实地查看座次。比如我这次做出的台形图如上图,但实际上发布会的现场席位是有所变化的。

2.2.2.就餐沟通

就餐包括3种,茶歇、自助餐和晚宴,根据自己的会议具体性质确定就餐部分。

如果是简短的会议,时间不超过3小时,可以不安排茶歇;

如果会议时间在3-6小时,可以在中途安排茶歇,便于会场人员交流互动,集中注意力在接下来的活动内容上;

如果是年度总结、颁奖典礼等,建议安排圆桌晚宴。

活动时间如果持续一个工作日,那么,我们就需要在中午为参会人员准备自助餐了。

    

2.2.3 搭建沟通

这个环节是非常重要的,直接影响本次活动是否成功举办。

从我给常志(我们的搭建负责人)讲过发布会场地确认之后,关于发布会的细节,我们几乎是天天在对接,晚上的18:30-19:30是我们的固定电话沟通时间。

2.2.4.大屏沟通

我们的大屏有做分屏操作,也就是我们本次2017新品发布会上大家非常震撼的实时直播。和播放制作MV. 为了这短短几分钟的视频,我们的工作团队花了不少心血,前前后后大约开了近十几次的沟通讨论会。每一次会议,大家都会提出更有意思的观点,技术团队又来一步一步地实现。经过一遍又一遍的调试和演练,才最终呈现出最后的完美效果。

而在前期,我们需要了解这个屏幕规格怎样,如何工作,信号输入输出是怎么样的,实时大屏的工作是个什么样的状态。关于投屏技术细节,MV ZHIBO 都在随时跟搭建商对接和跟进。

其实在一开始之前,大家心里都是虚的,生怕网络带宽不够,实时演练会有差错。搭建商在自己的库房里搭建了跟会场同比例的半块屏幕,帮我们安装了5G即时通信设备,在其现场模拟中,我们看到,一切顺利。

所以,基于我们强大的技术团队,也得益于没有瑕疵的现场展示。

2.2.5.灯光舞美

活动的气氛渲染依赖于活动现场的灯光舞美,每个环节的灯光亮度等都需要严格把控。关于这方面,我们在会场实地调试。下面是根据我们主办方的要求,经反复调整后的终稿。

2.2.6活动页面制作

很多小伙伴在这里会有疑问,为什么会把在脑图里会把这个页面单独拎出来,本质上来说,这只是属于线上宣传的一个小板块而已。

对于成熟性的企业,做一次官网的活动推广其实很容易,比如在官网首页的首屏banner加上活动宣传,再加上一个二级页面,做个活动介绍。

其页面复杂程度取决于活动规模的大小,比如阿里云栖大会,每年需要召开多次,参会人员上万,在阿里云的官网上就需要云栖活动的主页面及许多子页面;如果是一个小型的对内会议,首页挂上活动宣传,做出一个二级页面介绍该次活动即可。

那么本次我们的新品发布会,其实还涉及到官网更新的事情。

我们的2.0版本官网更新于5月份,发布会之前,我们需要更新3.0版本,实现大面积的换装。这也就是我在初次做发布会整体框架时,把这一栏目单独拿出来的原因。

所以,各位小伙伴在做对公司比较重要的市场活动时,可以在公司官网上予以体现。

四、现场执行 ~

1.彩排环节

彩排时,各个环节要一一确定细节,不要走马观花,有什么问题在活动前解决掉。整个彩排要做到贯穿环节始终,从暖场——开场——演讲——切换——结束,如果时间允许,每一个环节都彩排到细节;如果时间不允许,就捡最重要、最没有把握的地方做。

2.时间节点

节点就是某时某刻谁要做什么,一定要明确细则,比如圆桌会议需要搬桌椅,需要明确到谁(姓名)、什么时候(台上进行到哪一步或主持人讲到哪一句)、搬桌椅(东西从哪儿搬到哪儿)。

还有就是什么时候放什么音乐,什么时候谁上场等等,都要做到明确细则。所以,在这里,我们需要制作一份详细的人力安排表

3.PPT调试

活动现场一般都是像电影院里的超宽屏,一般都是不规则比例,跟我们平时接触到的16:9相差甚远。所以,我们的PPT需要在彩排时就要调整图文,达到跟大屏适配。

4.活动举办

前期的工作做得很好的话,活动进行中就会轻松很多。

每个活动负责人的心里,一定要对本次活动的所有流程了如指掌,对所有现场工作人员的职责了然于心,才能做到有条不紊、调动有度。

5.签到暖场

签到处设立媒体签到和嘉宾签到。注意疫情防控。

本次发布会我们采用微媒的签到系统,实行微信扫码签到,参会人员均可扫码签到墙上的二维码实现实时签到。

媒体签到方面,我们使用微媒签到的后台短信系统,向每一位特邀媒体人员发送媒体验证码,通过媒体验证码进行身份识别。

进入微信签到系统的参会嘉宾,还可以通过自己的签到界面进入游戏环节。

6.活动开场

活动开场时,场地灯光变暗,有一个语音提示,告诉在场的嘉宾关闭手机或调入静音模式。

接着就是开场视频,此视频高度概括了我们的会议主旨,讲述公司理念,突出表现“安全计算未来”的活动主题。

7.活动中

现场的主要工作人员全部配备搭建商提供的对讲机设备,方便实时通讯,传递讯息。

8.活动结束

主持人上场宣布活动结束,念完结束语,散场音乐起,参会人员离场。

主办方需要在参会人员离场后,做好会场清场工作,回收剩余物料,做好工作交接。

9.活动撤场

9.1. 会场交接,给酒店的销售人员做好会场交接,主要是酒店的硬件设施方面,比如桌椅、水晶灯、壁灯等,一般都没有什么问题的。

9.2.款项结算,许多活动需要主办方当天结算,这个需要事前问一下酒店的尾款事宜。

10.媒体对接

10.1.媒体专访,相关负责人员带领专访媒体人员去之前预定的会议室参加专访环节。

10.2.视频发稿会议结束后,告诉影像组人员。出小视频,拷贝照片,因为马上就要传播发稿的。

五、活动效果 ~

1.合作伙伴对接

把活动现场相关的照片、视频收集,没有问题的合作商尽快结清款等。

2.媒体对接

这里最主要是宣传稿件及专访内容了。

3. 活动复盘

3.1.物料清点,回收的会场物料需要进行清点盘算。

3.2.活动结算,参考之前的活动预算表,做出本次会议的活动结算。

3.3.活动盘查,这里主要是涉及参会人员,看看本次活动到场人员有哪些,到场人数多少,人员分部如何,参会人员对本次活动的反馈如何。

3.4.经验总结,回顾整场发布会始终,发掘整场活动策划的有点和不足,做好经验总结,给下次活动做参考。

第一,台上一分钟,台下十年功。

第二,计划是永远赶不上变化的,要实时随机应变,处理各种突如其来的变化。

第三,跟靠谱的团队,做靠谱的事情,很有意义。

第四,必须拥有良好的身体素质,不然你没法承受连续工作24小时。

其实这次活动流程里面,我们还做了很多神操作,都写出来的话,这个篇幅实在是太长了,今后有机会我会慢慢分享给大家。